Trotz ausgereifter interner Kontrollsysteme und sorgfältiger Arbeitsweise in der Buchhaltung lassen sich Fehler nicht immer vermeiden. Die daraus resultierenden Risiken im Zahlungsverkehr werden in Deutschland aber eher selten thematisiert, obwohl sie alle Unternehmen betreffen.

Die zunehmende Komplexität in den Geschäftsbeziehungen und die damit einhergehende Flut der zu verarbeitenden Daten führen bei gleichzeitig größerem Zeitdruck und geringeren Personalressourcen auch in Unternehmen mit einem modernen Rechnungswesen und motivierten Mitarbeitern fast zwangsläufig zu Buchungsfehlern. 

Branchenübergreifende Erhebungen zeigen, dass Überzahlungen aufgrund einer falschen oder doppelten Buchung einer Eingangsrechnung zu den häufigsten Fehlern im Kreditorenbereich gehören. Prozentual ist dieser Fehleranteil meist gering, wertmäßig aber immer erheblich: Praxiserfahrungen zeigen, dass im Schnitt auf 10.000 gebuchte Eingangsrechnungen eine nicht erkannte (und damit auch nicht korrigierte) Überzahlung kommt.

Welche Umstände erhöhen das Risiko von Doppelbuchungen in Unternehmen?

Doppelzahlungen verursachen in nahezu 100% aller Unternehmen Ergebnisausfälle.
Dies bestätigen unsere langjährigen Erfahrungen in verschiedenen Branchen.

Unternehmen mit folgenden Eigenschaften sind besonders gefährdet:

- viele Rechnungen
- viele Lieferanten
- viele Erfasser von Buchungsvorgängen
- Mitarbeiterfluktuation im Rechnungswesen
- Migration von Altsystemen
- Übernahme von Unternehmen
- Verschmelzungen / Verkäufe von Unternehmen

Häufigste Ursachen für Doppelzahlungen:

• Original und Kopie einer Rechnung werden gebucht
• Lieferschein und Rechnung werden gebucht
• Rechnungsoriginal und nachgereichtes Fax werden gebucht
• Rechnung und Mahnung werden gebucht
• Gutschriften werden als Rechnungen erfasst
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